「駐車場は？」「何分前に行けばいい？」AIで来店前の“よくある質問”を整理する方法

「駐車場はありますか？」「何分前に行けばいいですか？」「子どもを連れて行っても大丈夫ですか？」。予約の前に、同じ質問が何度も届く。そのたびに返している、という方は多いと思います。

同じ質問が繰り返し届くのは、答えがお店のどこにも書かれていないからです。「よくある質問」として一度まとめておけば、返信の手間が減るだけでなく、聞くほどではないと遠慮していた方の不安も、先に消しておけます。

今回は架空のリラクゼーションサロンを例に、お店の決まりごとからAIで「よくある質問」を整理する流れをご紹介します。お店の設定も回答もサンプルです。

まずは、お店の決まりごとを書き出す

お店の設定は、これまでの記事と同じ、完全予約制・個室・一組ずつ対応のサロンです。「よくある質問」を作るときに必要なのは、質問ではなく、お店の決まりごとです。思いつくまま書き出します。

• 完全予約制。予約はLINEから
• 駐車場はない。近くにコインパーキングが2か所ある
• 予約時間の5分前に来てもらえれば十分。早すぎると前の方の施術中で待ってもらうことになる
• 個室が1つなので、お子さま連れ・付き添いの同席はできない
• 当日のキャンセルは、連絡をもらえれば料金はかからない。連絡なしの場合は次回の予約を受けにくい
• 支払いは現金と、主なキャッシュレス決済
• 施術後は、その日はゆっくり過ごすことをすすめている

ここで大事なのは、「答えにくいこと」も書いておくことです。お子さま連れの同席やキャンセルの扱いは、聞かれてから答えると角が立ちやすい項目です。先に書いておいたほうが、お互いに楽になります。

AIには、読む人と並べ方を伝える

次のお店の決まりごとをもとに、来店前の方向けの「よくある質問」を作ってください。質問は、初めて予約する方が実際に聞きそうな言い方で。回答は1つ2〜3文で、理由がある場合は理由も短く添える。断る内容は、やわらかい言い方で、代わりの案があれば添える。並び順は、予約の前に知りたいことから。決まりごとにないことは足さないでください。

［ここにお店の決まりごとを貼ります］

「理由も短く添える」と「代わりの案があれば添える」の2つで、単なる決まりの羅列が、お店の案内らしい文章になります。

整理すると、こんな形になります

今回の決まりごとから作成した「よくある質問」の一部です。

Q. 予約は必要ですか？
はい、完全予約制です。個室で一組ずつご案内しているため、当日のご来店はお受けできないことがあります。ご予約はLINEから承っています。

Q. 駐車場はありますか？
専用の駐車場はありません。近くにコインパーキングが2か所ありますので、お車の方はそちらをご利用ください。

Q. 何分前に行けばいいですか？
ご予約時間の5分前にお越しいただければ十分です。個室が1つのため、早めにお越しいただいた場合は、前の方の施術が終わるまでお待ちいただくことがあります。

Q. 子どもを連れて行ってもいいですか？
申し訳ありませんが、個室が1つのため、お子さま連れや付き添いの方のご同席はご遠慮いただいています。お一人でゆっくり過ごしていただける時間として、ご利用いただけたら嬉しいです。

Q. 当日キャンセルはできますか？
ご連絡をいただければ、料金はかかりません。ご連絡がないままのキャンセルが続いた場合は、次回のご予約をお受けしにくくなりますので、ひとことご連絡をお願いします。

決まりごとの箇条書きが、質問と答えの形になりました。「お子さま連れ」の回答には、断る理由と、一人で過ごす時間という言い換えが入っています。

載せる前に、人が確かめること

• 書かれている決まりが、実際の運用と合っているか（キャンセルの扱いはとくに）
• 決まりごとにない回答が足されていないか（「駐車場の割引あり」など）
• 断る回答が、読んだ人を責めるような言い方になっていないか
• 並び順が、予約の前に知りたい順になっているか

「よくある質問」は、お店の約束を文章にしたものです。載せた以上は、その運用を続けることになります。守れない決まりは、載せる前に決まりのほうを見直します。

お店らしい言葉に整える

• 質問文を、実際にお客さまから届いた言い方に置き換える
• 回答の語尾を、ふだんの返信に近づける
• 数が多いなら、「予約について」「当日について」のように小見出しで分ける

続けるコツは、届いた質問を足していくこと

最初に全部を用意する必要はありません。まず5つほど載せておき、新しく届いた質問を月に一度足していく。そうして少しずつ、お店に合った「よくある質問」に育てていけば十分です。

今回ご紹介したのは、文章の作成例です。問い合わせが減るかどうかは、載せる場所や見つけやすさにもよります。まずは「いま何度も聞かれていることが、お店のどこかに書いてあるか」を見てみてください。